Можно ли загрузить собственные шаблоны?

Да. Шаблоны настраиваются при внедрении, с полями, которые автоматически заполняются из данных работника, работодателя или клиента. Можно хранить несколько версий и указывать, какая из них активна.

Что происходит, когда обязательного документа нет?

Работник помечается, координатор получает уведомление, и можно настроить блокировку постановки в график или активации до закрытия пункта. Снятие блокировки требует права и записывается в журнал.

Как долго хранятся документы?

Срок хранения определяется политикой хранения данных, которую вы установите. Система поддерживает архивирование и контролируемое удаление по отдельному праву — с фиксацией самого действия.

Может ли работник видеть свои документы?

Да. В приложении работника можно показать ему относящиеся к нему документы и те, которых не хватает, — чтобы он мог донести их, не обращаясь к координатору.

Документы и подписи

Просроченный документ — это операционный риск, а не вопрос делопроизводства

Виза, страховка, разрешение или договор с истёкшим сроком останавливают работника — иногда в самый неподходящий момент. StaffCore ведёт документы как часть процесса: со сроками действия, уведомлениями и настоящими блокировками.

ШаблоныДоговоры и письма

ПодписьЭлектронная и фиксируемая

Срок действияОтслеживается с уведомлениями

БлокировкаКогда не хватает обязательного документа

Проблема

Документы есть. Просто никто не знает, где они и до какого числа действуют

Локальные папки, почта и бумажные дела — и никакого ответа на вопрос, у кого чего не хватает.

01Документы разбросаны

Часть на сервере, часть в почте, часть в папке-скоросшивателе.

02Сроки никто не отслеживает

Виза или страховой полис истекают, и об этом никто не знает.

03Договоры переписываются каждый раз

Кто-то копирует старый файл и правит его вручную.

04Подписи на бумаге

Сканировать, отправить, ждать — а иногда и потерять документ.

05Непонятно, у кого чего не хватает

Чтобы ответить, приходится проходить работника за работником.

06Неконтролируемый доступ

Чувствительные документы доступны тем, кому они не нужны.

Как это работает

От документа к процессу

У документа появляются тип, срок действия, ответственный и операционные последствия.

Виды документов

Описание видов документов

Задано 24 вида
9 помечены как обязательные
12 со сроком действия

Возможности

Что входит в модуль документов

Хранилище документов

Документы работников, клиентов, поставщиков и объектов недвижимости.

Шаблоны договоров

Автоматическое формирование по данным из системы.

Электронная подпись

Отправка, подписание и полная фиксация процесса.

Уведомления об истечении срока

Поэтапно — координатору и работнику.

Ввод через сканирование

Распознавание вида документа и его дат.

Подробнее

Права доступа и журнал

Кто вправе смотреть и кто действительно смотрел.

Экраны системы

Экраны модуля документов

Сроки действия

Документы по срокам действия

Действительны · 1 842
Истекают в течение 60 дней · 31
Истекают в течение 30 дней · 23
Просрочены · 4

Преимущество

Что меняется в работе с документами

Ничто не истекает незаметноУведомления поэтапно, до того как это станет проблемой.

Блокировка вместо неожиданностиРаботник без обязательного документа не попадает в график.

Договор за минутуФормируется из шаблона, а не правится вручную.

Подписание без бумагиОтправлено, подписано и зафиксировано в тот же день.

Находится сразуПоиск по работнику, виду, сроку действия или статусу.

Контролируемый доступПонятные права и полный журнал просмотров.

Частые вопросы

Документы — частые вопросы

Система фиксирует личность подписанта, время подписания, IP-адрес и версию документа и хранит неизменяемую копию. Степень юридической допустимости зависит от вида документа и применимого права, поэтому шаблоны рекомендуем согласовать с юристом до начала использования.

Хотите узнать, сколько ваших документов истекает в этом месяце?

На демонстрации мы загрузим примерную структуру документов и покажем экраны сроков действия и блокировок.

Записаться на демонстрацию

1-800-100-350 jerry@alinclean.co.il